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Faut-il choisir l’option Open Space pour ses bureaux ?

Divers,

Le terme Open Space nous vient d’un concept des États Unis, qui apparait dans les années cinquante. Dès 1980, l’Europe commence petit à petit à se faire à cette méthode de travail, et l’on remarque les entreprises l’introduire doucement dans leur mode de fonctionnements. Le principe de l’Open Space est de réunir dans une seule pièce, plusieurs bureaux de travail, les uns à côté et/ou en face et/ou derrière les autres.

 

L’Option Open Space regorge d’avantages comme d’inconvénients. Il est clair que le temps d’adaptation pour des personnes non habituées à l’Open Space peut être délicat, au même titre que si quelqu’un a pris l’habitude de travailler en Open Space, il ou elle pourrait se sentir légèrement seul(e) dans un bureau fermé. Bien que chacun ait ses préférences en termes de méthode de travail, voyons ensemble les avantages et les inconvénients d’un bureau en Open Space.

 

Les avantages :

 

Financièrement parlant, on adopte !          

 

Premièrement, et cet argument n’est pas des moindres, avoir recourt à l’Open Space permet un gain financier important. En effet, qui dit plusieurs bureaux condensés dans un même espace, dit moins de cloisons, moins de murs, moins de superficie nécessaire, donc moins de charges de loyer pour l’entreprise. Cette même superficie par ailleurs, est tout à fait optimisée, avec le système de l’Open Space. Pas besoin de faire un dessin (mais on vous en a fait un quand même), des bureaux collés les uns aux autres, ça donne de la place pour autre chose ! Une petite cuisine, une salle de repos, une salle de réunion…

 

Un travail d’équipe au top !

 

Dans un deuxième temps, l’option Open Space est sans aucun doute une aide au travail d’équipe. Le dialogue peut s’engendrer entre deux personnes sur projet commun, une troisième paire d’oreilles peut être témoin de la discussion et de ce fait, donner son avis ! Il est bien connu que plusieurs avis divers et variés ne peuvent être que bénéfiques.

 

Une meilleure réactivité des employés !

 

La proximité entre collègues qu’offre le système de l’Open Space, permet également une meilleure réactivité dans le dialogue entre personnel, ainsi qu’un gain de temps. Plus besoin d’aller chercher une salle libre ou une chaise à droite à gauche, on peut rester bien confortablement installé dans son fauteuil et dialogué avec son interlocuteur et sa tasse de café !

 

Meilleure connaissance de ses collègues

 

Nul besoin de se parler sans arrêt pour apprendre à mieux se connaître ! L’Open Space offre une meilleure connaissance entre collègues. Voir souvent les personnes et travailler à côté d’eux permet une meilleure et plus facile interaction. Même si on ne se raconte pas forcément des choses comme ce que l’on a mangé la veille, des simples « Bonjour » ou « Que fais-tu ce week-end » sont plus aisés à dire quand on travaille juste à côté de son collègue.

 

Intégration optimale pour les nouvelles recrues !

 

On le sait tous, le premier jour n’est jamais très évident ! Nouvelle équipe, nouveau lieu, peut-être nouveau boulot, nouvelle entreprise… Il faut savoir s’intégrer, et l’Open Space est idéal pour aider au mieux l’intégration d’une nouvelle recrue. Le contact humain y est plus favorisé et bien plus facile !

 

Les inconvénients :

 

La Communication entre collègue n’est pas nécessairement aussi optimisée que l’on pourrait le croire.

 

Bien que l’on puisse penser le contraire, la communication entre collègues n’est pas nécessairement toujours meilleure grâce à l’Open Space. On peut difficilement parler en généralité dans ce domaine, mais une étude (https://royalsocietypublishing.org/doi/full/10.1098/rstb.2017.0239) faite par deux professeurs d’Harvard montre que travailler en open space n’est pas si idéal que cela pour la collaboration entre employés.

En effet, pour démontrer les faits, Stephen Turban et Ethan Bernstein, les deux professeurs de la réputée école d’Harvard, à l’origine de l’étude, ont choisis 52 employés de différents services d’une entreprise comprise dans la Fortune 500 (cinq cents plus grosses entreprises américaines) et ont analysés leurs faits et gestes aussi bien dans une configuration en open Space qu’en une configuration à bureaux fermés. Les employés disposaient de microphone, afin d’enregistrer leurs interactions vocales avec leurs collègues.

Le résultat est assez surprenant. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, il s’avère que l’Open Space donne davantage sa chance aux discussions « virtuelles » par e-mail et messagerie instantanée, et ne favorise pas les échanges en face à face. En effet ce dernier niveau de discussion baisse de 73% par rapport à une configuration en bureaux individuels. D’autre part, le nombre d’e-mails envoyés augmente de 67% tandis que le nombre de messages sur messagerie instantanée augmente de 73%, dans une configuration Open Space.

 

 

La proximité avec son supérieur hiérarchique peut parfois être pesante pour un salarié.

 

 

Certains employés peuvent se sentir observés et davantage stressés si leur supérieur hiérarchique est dans les parages. Bien que ce dernier ne soit vraisemblablement pas en train de traquer ses salariés (du moins on l’espère), travailler dans la même pièce que son patron peut effectivement être embêtant pour l’employé.

 

 

Le bruit.

 

Une des raisons les plus évidentes : le bruit. Que ce soit à base de clics de souris, de tapages sur les touches de clavier, de verres posés sur la table ou de reniflements de nez, les bruits dans un open Space peuvent être multiples ! Et encore, évitons d’aborder l’énervement des collègues d’une personne malade qui ne ferait que de tousser…

 

Des méthodes de travail différentes.

 

Nous n’avons pas tous des méthodes de travail similaires. Certains aiment travailler en musique pendant que d’autres préfèrent le silence complet. Imaginons que trois collègues soient d’accord pour avoir un fond sonore dans leur espace d’Open Space, si le quatrième collègue ne l’entend pas de la même oreille, il peut y avoir une gêne difficilement avouable. Il y a aussi les personnes qui ont pris l’habitude de se parler à elles-mêmes. Oui, c’est bien plus fréquent que ce que l’on croit ! Cela peut paraître amusant au début, mais à la longue, c’est à s’en arracher les cheveux.

 

L’adaptation est de mise.

 

Pour que l’organisation en Open Space se déroule à la perfection, chacun doit s’avoir s’adapter. Oubliez les sonneries de téléphone à fond et baissez le ton de votre voix, dans un espace en Open Space, on n’est pas tout seul !

 

Souvent dérangés.

 

Il va sans dire que l’Open Space ouvre les portes au dérangements divers et variés, et surtout, plus réguliers ! Si un employé, à titre d’exemple, travaille sur un projet quelconque avec un autre, tous deux seront amenés à échangés et parler souvent sur le sujet ; parfois lors de réunion, parfois pour quelques minutes seulement. Les personnes à côté sont donc susceptibles d’être dérangées par les allées et venues régulières !

 

En clair, l’Open Space n’est pas tout rose. Bien que le système propose de nombreux avantages, il n’est pas sans inconvénient. C’est donc une réelle réflexion qu’il faut avoir sur le sujet. N’hésitez pas à peser les pour et les contre est primordial, avant de vous lancer dans l’aménagement de bureaux en Open Space. Demandez-vous ce qui est essentiel pour votre entreprise et plus encore, ce qui est essentiel pour votre équipe.